Mengenal Kop Surat dan Fungsinya bagi Perusahaan

Ladiestory.id - Pada sebuah surat resmi, kop surat atau kepala surat menjadi bagian yang selalu ada. Kop surat biasanya berisi keterangan mengenai nama instansi atau lembaga, logo, alamat, email, nomor telepon, faksimile, dan sebagainya.

Kop surat memiliki peranan yang sangat penting. Karena tidak hanya mewakili lembaga atau instansi yang mengirimi surat saja. Namun juga lebih dari itu.

Pengertian Kop Surat dan Fungsinya

Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, jika kop surat sangat penting. Apalagi untuk suatu perusahaan atau instansi ketika mengirim surat. Sebelum mengetahui apa saja fungsinya, kamu bisa ketahui terlebih dahulu.

Pengertian Kop Surat

Kop surat adalah sebuah format baku yang digunakan sebagai identitas perusahaan. Sehingga penerima surat bisa langsung mengetahui dari siapa surat tersebut datang. Format kop surat biasanya dicetak pada kertas berjenis HVS dengan ukuran A4 (21 cm x 29,7 cm).

Ciri-ciri kop surat, antara lain:

• Untuk format baku dalam menulis surat, biasanya kop surat berada di bagian atas surat.
• Kop surat dipakai sebagai penanda yang otentik dari sebuah instansi pada sebuah surat.
• Kop surat terdiri dari nama, alamat, kontak, dan logo dari perusahaan yang bersangkutan.
• Biasanya kop surat dicetak secara massal dengan mesin cetak offset.

Fungsi Kop Surat bagi Perusahaan

Kop surat tidak hanya sekedar teks yang tertulis di atas kertas saja. Namun lebih dari itu, fungsinya sangatlah penting. Pada sebuah surat resmi, penting memiliki kop surat agar tampak profesional dan menunjukkan keseriusan dari isi surat yang dikirim. Tanpa adanya kop surat, sebuah surat bisnis akan berkurang kredibilitasnya.

Sebuah kop surat harus berisi detail bisnis yang akurat dan up to date terkait nama perusahaan, alamat, kontak yang bisa dihubungi, dan logonya. Sehingga perusahaan dengan mudah bisa dihubungi oleh klien yang menjadi partner bisnisnya.

Ada beberapa manfaat penggunaan kop surat untuk korespendensi bisnis formal, antara lain:

1. Profesional

Kop surat perusahaan yang didesain dengan baik akan memberikan kesan yang baik juga untuk calon klien maupun perusahaan lain.

Oleh karena itu, dalam membuat kop surat untuk sebuah perusahaan sebaiknya berkualitas agar terlihat autentik. Kop surat bisa memberi pesan bahwa perusahaan yang bersangkitan memiliki identitas yang kuat.

2. Memberikan impresi atau kesan pertama yang baik

Kop surat juga bisa digunakan sebagai media cetak untuk melakukan perkenalan singkat dengan pihak lain. Oleh karena itu, untuk membuat impresi yang baik sebaiknya pemilihan kop surat juga harus yang berkualitas.

3. Sebagai branding perusahaan

Kop surat bisa menjadi bagian dari citra sebuah brand atau merk. Selain itu juga bisa membantu untuk membedakan suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain.

Oleh karena itu, desain kop surat suatu perusahaan perlu pertimbangan yang matang karena menyangkut identitas perusahaan. Kop surat bisa dikatakan berhasil jika mampu mempromosikan dan mengiklankan suatu brand atau merk secara positif.

4. Membuka sebuah kesempatan bisnis

Sekilas adanya kop surat mungkin terkesan remeh. Namun sebenarnya fungsinya terbilang cukup penting, karena adanya kop surat juga bisa membuka kesempatan bisnis.

Kop surat yang memuat rincian mengenai perusahaan akan memudahkan calon klien, pelanggan, maupun mitra bisnis untuk menghubungi perusahaan yang bersangkutan. Maka dari itu, kop surat sebaiknya memuat detail kontak yang jelas dari perusahaan tersebut.

Itu tadi sekilas mengenai kop surat, berikut dengan fungsinya yang cukup penting. Semoga bermanfaat ya, Ladies!