Contoh Surat Penawaran: Pengertian, Fungsi, dan Format Untuk Keperluan Bisnis

Bagi para pelaku bisnis, memahami seluk beluk tentang surat penawaran menjadi hal yang penting. Surat penawaran bisa diartikan sebagai dokumen yang dibuat guna menjelaskan spesifikasi barang tertentu atau jasa guna mendapatkan konsumen baru dalam bisnis yang dijalankan.

Sekilas, dilihat dari tujuan penggunaannya, surat penawaran termasuk satu dari jenis-jenis surat resmi, terutama dalam hubungan bisnis. Nah, karena pentingnya surat ini, mengetahui contoh surat penawaran menjadi hal krusial agar Anda nantinya bisa membuatnya dengan benar.

Perlu diketahui bahwa detail surat penawaran yang dibuat akan mempengaruhi pola komunikasi bisnis yang dijalin. Bahkan, detail surat seringkali dijadikan tolak ukur apakah seorang pengusaha tersebut profesional atau tidak.

Pengertian dan Apa itu Surat Penawaran?

Secara lebih lengkap, surat penawaran adalah sebuah surat atau dokumen yang dibuat secara resmi untuk menunjukkan maksud dari suatu pihak ke pihak lain berkaitan dengan pembelian barang, hubungan kerja sama dan lainnya.

Tentu saja, surat ini dibuat dalam bentuk formal. Di dalam surat ini tertulis lengkap mengenai detail barang atau jasa yang ditawarkan serta informasi lainnya. Umumnya, surat ini dibuat karena adanya permintaan dari konsumen. Namun, produsen atau distributor juga bisa membuatnya untuk memberikan penawaran umum.

Fungsi Umum Surat Penawaran

Seperti namanya, surat penawaran digunakan untuk melakukan penawaran terkait barang atau jasa yang disediakan kepada klien, konsumen atau partner dalam bisnis. Namun, secara lebih lengkap, ada beberapa fungsi berbeda dari surat penawaran yang perlu diketahui.

Beberapa fungsi tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

• Sebagai media atau cara yang digunakan untuk memperkenalkan suatu produk tertentu kepada pihak lain yang mungkin tertarik
• Alat untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk atau jasa yang dimiliki
• Media sebagai salah satu upaya guna meningkatkan pemasaran produk atau jasa yang ingin dijual
• Sarana untuk membangun kerja sama bisnis yang baru dengan pihak lain
• Alat untuk memperluas jaringan bisnis guna meningkatkan pendapatan.

Dari beberapa poin di atas, bisa dilihat jika surat penawaran memiliki fungsi yang bisa dikatakan begitu penting. Hal inilah yang menjadi alasan kenapa Anda sebagai pelaku bisnis, perlu memperhatikan detail surat penawaran sebelum membuat dan mengirimkannya pada target.

Format Surat Penawaran

Sebagaimana disinggung di awal, surat penawaran adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan dalam keperluan bisnis. Karena termasuk surat resmi, maka proses pembuatannya pun harus didasarkan pada format resmi. 

Nah, berkaitan dengan format, ada beberapa bagian penting dari surat penawaran yang perlu diketahui dan diterapkan ketika Anda hendak membuatnya. Adapun format umum dari surat penawaran tersebut ialah:

       1. Kop Surat

Kop surat adalah bagian paling atas dari sebuah surat resmi. Secara umum, bagian kop surat berisi tentang informasi dasar dari sebuah perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat perusahaan, kontak perusahaan yang bisa dihubungi, dan informasi sejenis.

       2. Kepala Surat

Kepala surat adalah bagian surat yang berisi informasi tentang detail surat yang dibuat. Adapun isi dari kepala surat adalah sebagai berikut:

• Tanggal pembuatan surat secara lengkap
• Nomor surat yang dibuat
• Lampiran surat
• Perihal surat
• Alamat tujuan surat.

Poin di atas harus ditulis secara berurutan dan juga singkat. Selain itu, alamat tujuan surat harus ditulis secara spesifik.

      3. Kata Pembuka

Kata pembuka umumnya berisi sapaan untuk penerima surat. Karena digunakan pada surat resmi, maka kata pembuka yang digunakan pun juga merupakan kata pembuka resmi. Salah satu contohnya adalah “dengan hormat” sebagaimana contoh surat dinas. 

      4. Isi Pokok Surat

Isi pokok surat adalah bagian terpenting dari surat yang ditulis. Jika berkaitan dengan surat penawaran, maka isi pokok surat berisi tentang informasi produk atau jasa yang ditawarkan berikut harga dan detail lainnya. 

Perlu diketahui bahwa isi pokok surat akan cenderung lebih jelas jika disertakan dengan tambahan informasi, seperti katalog, brosur, dan lainnya di bagian lampiran. Anda bisa melihat contoh surat penawaran untuk melihat detail yang dimaksud. 

      5. Penutup Surat

Penutup surat adalah bagian akhir dari surat resmi yang dibuat. Bagian surat ini berisi tentang himbauan serta harapan kepada calon konsumen. Khusus untuk penawaran, bagian surat ini harus ditambahkan hal untuk sekali lagi meyakinkan konsumen perihal penawaran yang dilakukan. 

Nah, secara umum, format standar untuk membuat surat penawaran resmi adalah sesuai dengan beberapa poin di atas. Tentu, standar format yang digunakan dalam menulis surat penawaran bisa berpengaruh pada hasil surat yang dibuat. 

Tips Membuat Surat Penawaran yang Tepat dan Profesional

Agar penawaran yang diajukan disetujui atau minimal berhasil meningkatkan ketertarikan dari calon konsumen atau partner, maka surat penawaran harus dibuat secara tepat dan profesional. Nah, untuk membuat surat yang tepat, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan.

Tips ini nantinya bisa menjadi acuan terkait apa yang sebaiknya Anda lakukan ketika hendak membuat sebuah surat penawaran. Adapun ragam tips untuk membuat surat tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:

• Menggunakan detail penulisan surat yang benar, seperti menggunakan bahasa resmi, penulisan yang jelas dan menghindari singkatan kata
• Memberikan informasi atau identitas pemberi penawaran dengan jelas
• Memperkenalkan detail barang atau jasa yang ditawarkan dengan tepat
• Mencantumkan informasi detail terkait barang atau jasa yang ditawarkan, termasuk deskripsi, ukuran, harga dan detail lainnya
• Menuliskan alamat surat penawaran dengan lengkap.

Beberapa tips di atas minimal bisa menjadi pertimbangan dan referensi untuk menulis surat penawaran yang profesional untuk menunjang bisnis. Sebagai tambahan, jangan lupa untuk menulis kalimat pembuka surat yang tepat untuk mendapatkan atensi dari tujuan surat.

Contoh Surat Penawaran Resmi

Untuk tambahan referensi ketika Anda hendak membuat surat penawaran resmi, berikut ada salah satu contoh surat penawaran untuk pertimbangan.

PT Maju Sejahtera

Peralatan dan Mesin Kantor

Jalan Raya Merdeka Nomor 7, Jakarta, Indonesia

Telepon: (021) 199291

Email: [email protected]

Nomor : 19/SRT-PN/IV/2021

Lampiran : 1 lembar

Perihal : surat penawaran barang

Kepada

Direktur PT Suka Makmur

Jalan Rajawali Nomor 145

Jakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari perusahaan PT Maju Sejahtera yang bergerak di bidang peralatan serta mesin kantor ingin menawarkan salah satu produk kami untuk perusahaan yang Bapak kelola. Produk yang ditawarkan adalah produk terbaru yang berkualitas serta dengan harga yang terjangkau.

Adapun detail produk yang kami tawarkan untuk perusahaan Bapak adalah sebagai berikut:

1. Merek dan warna : Fuji Xerox DC SC7177 warna putih 
2. Jenis barang : Mesin foto copy
3. Tahun pembuatan : Tahun 2018
4. Harga : Rp 45.000.000, sudah termasuk PPN 10% dan gratis biaya pengiriman
5. Opsi pembayaran : Cash dan kredit

Besar harapan kami perusahaan yang Bapak pimpin tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami akan memberikan diskon sebesar 15% untuk pembelian produk pertama yang Bapak lakukan.

Untuk informasi lebih lanjut, Bapak bisa menghubungi kami melalui kontak tertera di atas. Atas perhatian dan kerja sama yang dibangun, kami mengucapkan terima kasih.

Nah, demikian beberapa ulasan tentang seluk-beluk serta contoh surat penawaran untuk keperluan bisnis. Semoga bermanfaat, ya!